מה המערכת עושה בשבילכם

מרכז פניות

כל פנייה של לקוח נכנסת למקום אחד, עם אחראי ויעד זמן.

• מייל לכתובת הקליטה של המשרד וקישור אישי ללקוח נפתחים כפנייה
• המערכת מזהה את הלקוח ומציעה סוג בקשה ועובד אחראי. עובד מאשר
• שעון יעד לכל פנייה, ופניות באיחור בראש מסך הבוקר
• פניות שדורשות אישור מנהל לא יוצאות בלי האישור

חריגות

בדיקות קבועות על נתוני הנהלת החשבונות של כל לקוח.

• חשבונית כפולה, קפיצה בהוצאה, ספק חדש בסכום גדול, חודש בלי הכנסות
• חשבונית מעל הרף בלי מספר הקצאה, לפי הרף שהיה בתוקף בתאריך החשבונית
• כל חריגה מצביעה על השורות המקוריות, עם הסבר והצעת טיפול
• אישור הופך אותה למשימה אצל העובד האחראי. דחייה נרשמת

תהליכים ומועדים

העבודה החודשית והשנתית, לכל לקוח, בלי מחברת.

• סגירת חודש, מע"מ, ניכויים, שכר ודוחות שנתיים כתהליכים עם שלבים
• לוח מועדים לפי סוג העוסק ותדירות הדיווח, עם המקור הרשמי לכל מועד
• מועד שלא אומת מול המקור מסומן "לאימות", ולא מוצג כעובדה
• מסמכים חסרים לכל תהליך, ותזכורת ללקוח

דוחות ועוזר

תמונה פיננסית של כל לקוח, ועוזר שעונה מתוך נתוני המשרד בלבד.

• רווח והפסד, מגמות, השוואה לשנה קודמת והוצאות לפי קטגוריה
• ייצוא ל-Excel ול-PDF
• שאלה בעברית ("אילו לקוחות ההוצאות שלהם עלו ב-20%?") ותשובה עם קישור לכל מקור
• כל מספר בתשובה נבדק מול הנתונים לפני שהוא מוצג

אזור אישי ללקוח

הלקוח רואה רק את מה שנוגע לו.

• רשימת המסמכים שחסרים לו, והעלאה ישירה מהטלפון
• המסמך נרשם ליד התהליך הנכון אצל המשרד
• דוחות שהמשרד מסר לו, בקישור אישי
• כשהלקוח פותח את מה שנמסר, זה נרשם

חיבורים

הנתונים נכנסים מהתוכנות שהמשרד כבר עובד איתן.

• ייבוא קובץ "מבנה אחיד" מחשבשבת, ואקסל מכל תוכנה
• חיבור ישיר לקריאה בלבד, לפי מה שזמין (הרשימה למטה)
• מפתחות החיבור מוצפנים, ורק בעל המשרד מחבר

ועוד

סוכנים

מציעים: סיווג מסמך, התאמת בנק מול חשבוניות, פנייה בלי אחראי, מועד בסיכון. אדם מאשר כל הצעה.

מרכז מסמכים

חשבונית או קבלה שהועלתה נקראת בשרת שלנו, והמערכת מציעה לאיזה לקוח היא שייכת.

המשרד כעסק

ריטיינרים, רישום שעות ורווחיות לפי לקוח ולפי שירות. עלות ורווח רואה רק בעל המשרד.

צוות והרשאות

תפקידים מוכנים, והרשאה לפי לקוח ולפי צוות. ההגבלה נאכפת גם בבסיס הנתונים.